Vermijd halve oplossingen en dubbele petten

Hoe moeten commissarissen handelen bij lastige opvolgingssituaties en ontstentenis van de zittende directeur? Blijf onafhankelijk, houd de rug recht en wees vooral rolvast, aldus Jan Willem Eyssen, vennoot van Custom Management Interim Directeuren.

Het zorgdragen voor continuïteit in de ondernemingsleiding is een van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van raden van commissarissen. Twee situaties kunnen die continuïteit ernstig bedreigen. Allereerst de opvolging van de directeur-grootaandeelhouder (dga) of de ceo. De emoties die onvermijdelijk gepaard gaan met opvolgingsprocessen kunnen een soepele overdracht gemakkelijk frustreren. De tweede situatie is ‘belet of ontstentenis van bestuurders’, zoals het zo mooi heet in de Nederlandse Corporate Governance Code. In dat geval ís er al sprake van discontinuïteit: de zittende directeur is niet langer in staat zijn of haar functie uit te oefenen of is plotseling teruggetreden wegens bijvoorbeeld gezondheidsproblemen, verschil van mening over het te voeren beleid, disfunctioneren of anderszins. Het bedrijf zit ineens zonder topman of -vrouw. Dat bestuurlijke vacuüm aan de top moet zo snel mogelijk worden opgevuld.

Lakmoesproef voor commissarissen

Het in goede banen leiden van de opvolging van dga of ceo en het adequaat reageren bij ontstentenis van bestuurders vormt dan ook een lakmoesproef voor commissarissen. In beide situaties vraagt het veiligstellen van de continuïteit in de ondernemingsleiding om behendig manoeuvreren binnen de ruimte die de positie van toezichthouder biedt: rolvast en met rechte rug.

Omgaan met opvolgingsproblematiek: don’ts en do’s

Het is een bekend probleem bij ondernemingen met een lang zittende ceo en bij familiebedrijven: de directeur(-grootaandeelhouder) kan niet loslaten en weigert terug te treden, of blijft zich achter de schermen actief bemoeien met het beleid van zijn opvolger.

Kloon en marionet

Wanneer commissarissen te weinig onafhankelijk opereren en zich bij de keuze van de opvolger te veel laten leiden door de vertrekkende directeur, is het gevaar van discontinuïteit groot. Dat was bijvoorbeeld het geval bij een familiebedrijf, waar de opvolging van de dga uiteindelijk het karakter kreeg van een drietrapsraket. Eerst kozen de commissarissen voor een kloon van de vertrekkende dga. Het gevolg was een machtsstrijd: de dga nam onvoldoende afstand en liep zijn opvolger voortdurend voor de voeten. Nadat deze gedesillusioneerd was opgestapt, benoemden de commissarissen een marionet van de dga, die gewillig naar diens pijpen danste. De dga trok zich vervolgens met een gerust hart terug, in de wetenschap dat zijn vazal zijn beleid onveranderd zou voortzetten. De vazal bleek echter niet capabel en de dga stond inmiddels op te grote afstand van de dagelijkse operatie om nog te kunnen ingrijpen. De onderneming dreigde een stuurloos schip te worden en er ging in korte tijd veel waarde verloren.

Les geleerd

Uiteindelijk deden de commissarissen het enige juiste: ze selecteerden een opvolger die stevig in zijn schoenen stond en een zelfstandige koers durfde te varen, onafhankelijk van het beleid van de voorgangers. De dga werd nadrukkelijk op afstand gehouden en had ook zelf zijn lesje inmiddels wel geleerd: zijn moeite met loslaten was hem duur komen te staan. De les voor commissarissen: als het opvolgingsproces lastig is, wees als toezichthouders dan streng en houd een rechte rug. Voorkomen is beter dan genezen.

Omgaan met belet of ontstentenis directeur: don’ts en do's

Wanneer de algemeen directeur of ceo de leiding plotseling niet meer op zich kan, wil of mag nemen, moeten de commissarissen snel schakelen om de continuïteit aan de top veilig te stellen, eventueel door noodopvolging.

Cfo als stand-in

Soms geven commissarissen bij ontstentenis van de directeur de ceo-positie tijdelijk aan de cfo. De financiële man of vrouw moet de topfunctie dan weer inleveren als er een definitieve opvolger is gevonden. Een ongewenste situatie. Als de cfo capabel genoeg is om de rol van ceo op zich te nemen, benoem hem of haar dan ook echt. Zo niet, geef de cfo dan ook niet tijdelijk die verantwoordelijkheid. Het (tijdelijk) benoemen van een ervaren extern bestuurder kost wellicht iets meer tijd, maar is zuiverder en effectief. Bovendien behoudt de raad van commissarissen hiermee speelruimte voor de definitieve invulling van de ceo-positie.

Treetje omlaag

Bij belet of ontstentenis van directeur of ceo kiest de raad van commissarissen er soms ook voor om een lid of zelfs de voorzitter van de raad van commissarissen zelf tijdelijk op de bok te zetten en te laten afdalen naar de raad van bestuur of directie. Na het opheffen van het bestuursvacuüm keert de bewuste commissaris dan weer terug in de rol van commissaris. Eigenlijk is hier sprake van een dubbele fout: de commissaris is immers toezichthouder en geen bestuurder (waardoor hij feitelijk toezicht houdt op zichzelf), om vervolgens, weer in de rol van commissaris, over de gevolgen van zijn of haar eigen beleid te oordelen.

Niet langer onafhankelijk

Er is geen wettelijk kader voor deze situatie, maar de Corporate Governance Code is er duidelijk genoeg over:

‘De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders treedt uit de raad van commissarissen om de bestuurstaak op zich te nemen.’ (Best practice 2.3.9)

En:

‘Een commissaris is niet onafhankelijk indien de betrokken commissaris gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders.’ (Best practice 2.1.8, v.)

Afkoelingsperiode nodig

De les: als je als toezichthouder afdaalt naar het bestuur, treed dan terug uit de raad van commissarissen. Als je daarna weer commissaris wilt worden - als dat al verstandig is - neem dan een afkoelingsperiode van minimaal een jaar in acht.

Gedelegeerd commissaris is geen bestuurder

Bij ontstentenis van de directeur, of als een crisis dreigt, kiest de rvc er soms ook voor om een van de leden te benoemen tot gedelegeerd commissaris. Deze gaat vaak dicht op de directie zitten en bestuurt actief mee. Hij of zij heeft echter alleen taken van de rvc gedelegeerd gekregen en wordt geacht deze extra aandacht te geven. De rvc als geheel blijft verantwoordelijk voor het totaal. De positie ‘gedelegeerd commissaris’ heeft dus niets met bestuurlijke taken op directieniveau te maken. Dat is evenmin het geval bij een bestuursvacuüm, hoe goed bedoeld ook.

Bijzondere taak

Ook dat is vastgelegd in de Corporate Governance Code:

‘Een gedelegeerd commissaris is een commissaris met een bijzondere taak. De delegatie kan niet verder gaan dan de taken die de raad van commissarissen zelf heeft en omvat niet het besturen van de vennootschap. Zij strekt tot intensiever toezicht en advies en meer geregeld overleg met het bestuur. Het gedelegeerd commissariaat is slechts van tijdelijke aard. De delegatie kan niet de taak en bevoegdheid van de raad van commissarissen wegnemen. De gedelegeerd commissaris blijft lid van de raad van commissarissen en doet regelmatig verslag van de uitvoering van zijn bijzondere taak aan de voltallige raad.’ (Best practice 2.3.8)

Bite the bullet

Commissarissen die de continuïteit willen veiligstellen in moeilijke situaties, doen er verstandig aan het hoofd koel te houden. Het advies bij lastige opvolgingsprocessen: vermijd halve oplossingen, houd de rug recht en bite the bullet waar nodig. Bij belet of ontstentenis van de directeur: voorkom dubbele petten door als commissaris waar te nemen als bestuurder. Treed in dat geval terug uit de rvc. Als wordt gekozen voor de rol van gedelegeerd commissaris: ga niet op de stoel van de bestuurder zitten. Dat is beter voor alle betrokkenen, de onderneming en de eigen aansprakelijkheid. Bovenal: zorg voor kwaliteit aan tafel (zowel in de rvc als in de directie), juíst als het erop aankomt.

Klik hier voor contact met Jan Willem Eyssen.